Les événements hybrides en 2021 : Le guide ultime [Infographie]

Hybrid Events Guide

Vous organisez un événement hybride ? Voici des conseils pour choisir la bonne plateforme et le bon lieu physique, créer une expérience attrayante et commercialiser avec succès votre événement hybride.


Le secteur de l’événementiel est en constante évolution. Nous avons passé l’année 2020 à apprendre comment organiser des événements virtuels attrayants. À l’approche des troisième et quatrième trimestres de 2021, les organisateurs sont prêts à appliquer ce qu’ils ont appris pour créer des expériences hybrides qui combinent les meilleurs éléments des événements virtuels et en personne.

Bien que les événements hybrides existent depuis longtemps, beaucoup d’entre vous organisent un événement hybride pour la première fois. Pour vous faciliter la vie, nous avons compilé les principales considérations que vous devrez garder à l’esprit lorsque vous commencerez.

Dans ce guide, nous vous expliquerons les bases de l’organisation d’un événement hybride, notamment : choisir la bonne plateforme et le bon lieu physique, des conseils pour créer une expérience engageante et des idées pour promouvoir votre événement.

Avant de nous y plonger, commençons par les bases :

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride est une conférence, une réunion, un salon ou un atelier qui comporte à la fois des éléments « en ligne » ou « virtuels » et des éléments « sur place » ou « en personne ». Bien que les événements hybrides aient été la principale tendance prévue pour cette année et l’année prochaine, ils ne sont pas un concept nouveau. Pensez à n’importe quelle remise de prix ou à n’importe quel événement sportif que vous avez regardé dans le passé, ce sont tous des événements hybrides.

Ce qui a évolué depuis 2020, c’est la vision de ce à quoi devrait ressembler l’expérience d’un événement hybride. Cela est dû en partie à l’expérience que les planificateurs ont acquise en accueillant des événements virtuels tout au long de 2020 et 2021. Les organisateurs savent désormais que leurs publics virtuels veulent plus que du contenu diffusé en continu dans leurs foyers. Ils veulent avoir la possibilité d’interagir de manière significative avec les autres participants ainsi qu’avec la marque ou l’entreprise qu’ils aiment tant.

Ainsi, dans sa dernière itération passionnante, un événement hybride n’est pas seulement un événement avec des composantes en direct et virtuelles. La définition actuelle d’un événement hybride est beaucoup plus large : c’est un événement qui bâtit un pont significatif entre les publics virtuels et les publics en direct, créant ainsi une expérience unifiée.

Événements hybrides ou virtuels : lequel choisir ?

Avant de commencer à planifier un événement hybride, il est important de comprendre ce qu’est un événement virtuel et, surtout, ce qu’un public virtuel attendra de la composante virtuelle de votre événement hybride.

Un événement virtuel est un événement en ligne qui comprend des personnes interagissant entre elles et avec le contenu de l’événement dans un environnement virtuel. Un événement virtuel peut inclure du contenu diffusé en continu, comme des webcasts, des webinaires, des sessions et des ateliers dirigés par un instructeur, etc. La majorité des événements virtuels organisés en 2020 comprennent également des éléments destinés à susciter l’intérêt des participants, tels que des jeux, des sondages, des flux de discussion en cours de session, des salles de réseautage, etc.

Le choix entre l’organisation d’un événement hybride et d’un événement virtuel doit dépendre des objectifs de votre événement ainsi que d’une évaluation réaliste des ressources et du temps dont vous disposez.

L’organisation d’un événement hybride engageant et centré sur le public est susceptible d’exiger plus de travail (et d’être plus coûteuse) que la simple organisation d’un événement virtuel. En effet, lorsque vous décidez d’organiser un événement hybride, vous vous engagez essentiellement à organiser deux événements (en direct et virtuel) dans le cadre d’une expérience cohérente qui rassemble votre communauté.

Votre public virtuel ne peut pas être une réflexion après coup. Après avoir assisté pendant un an à des événements virtuels de plus en plus innovants, les participants en sont venus à attendre un certain niveau de créativité en matière de diffusion de contenu et un niveau de qualité en matière de création d’expériences de connexion exclusivement virtuelles. Ainsi, votre public virtuel ne sera pas satisfait si tout ce qui lui est proposé est du contenu à la demande. Il voudra bénéficier des mêmes avantages ou d’avantages similaires à ceux dont bénéficient les participants sur place.

Ainsi, si l’objectif principal de votre événement est d’étendre votre portée, vous avez toujours la possibilité d’organiser plusieurs initiatives uniquement virtuelles tout au long de l’année. Vous pouvez bénéficier de tous les avantages d’un événement virtuel (portée élargie, temps de planification réduit, coûts moindres, durabilité accrue, engagement communautaire, meilleures données, etc.) sans investir de temps et de ressources supplémentaires dans l’organisation d’une expérience hybride.

Guide : Ce que vous devez faire pour améliorer vos événements virtuels

Cela dit, les événements hybrides présentent des avantages uniques. Alors, si vous êtes impatient de planifier une expérience hybride, continuez à lire.

Quels sont les avantages des événements hybrides ?

  1. Bénéficiez du meilleur des deux mondes : la plus grande motivation derrière la planification d’événements hybrides est que vous bénéficiez des avantages des événements virtuels et en direct en une seule expérience. Vous pouvez élargir votre champ d’action en rendant l’événement accessible à la plus grande base de participants possible, tout en approfondissant votre relation avec vos participants, en les accueillant sur place et virtuellement.
  2. Accédez à des informations plus fines et plus précises sur votre audience : à la fin de votre événement hybride, vous aurez accès à des ensembles de données non seulement plus importants en termes de quantité (en raison de la portée plus large de votre événement) mais aussi plus fins en termes de qualité. Vous serez en mesure d’obtenir des informations précises sur votre communauté, qu’il s’agisse du contenu qu’elle préfère, du moment où elle s’engage le plus, des types d’actions qu’elle entreprend sur place ou virtuellement, etc. Ce type de connaissances vous permettra de réussir à mesure que vous développerez votre stratégie commerciale pour l’année.
  3. Offrir davantage d’opportunités de commandite : l’organisation d’un événement hybride double les points de contact que vos sponsors peuvent avoir avec votre public, doublant ainsi la valeur que votre événement peut offrir à vos sponsors. En outre, en tant qu’organisateur, vous pouvez également attirer davantage de sponsors en leur proposant une plus grande variété de formules de parrainage adaptées à divers besoins et considérations budgétaires. Enfin, votre offre de parrainage lors d’un événement hybride est d’autant plus attrayante qu’elle s’accompagne de la connaissance approfondie de l’audience dont nous avons parlé au point 2.
  4. Impact environnemental réduit : en réduisant le nombre de personnes se rendant sur le lieu physique de votre événement, vous réduisez l’empreinte carbone et les déchets que votre événement aurait pu générer. Cela est particulièrement vrai si vous optez pour le modèle d’événement hybride, où vous organisez plusieurs rassemblements locaux de petite taille en personne, avec une forte composante virtuelle.
  5. Alimentez votre stratégie de contenu sur l’année en prolongeant la durée de vie de votre contenu sur site : quel que soit le contenu que vous produisez pour votre événement hybride, il doit être accessible à vos publics virtuels. Le grand avantage est que le contenu créé lors de votre événement en direct n’est plus considéré comme une ressource éphémère. Tout ce que vous créez peut être réutilisé tout au long de l’année pour alimenter la stratégie de marketing et de contenu plus large de votre organisation.

Choisir la bonne plateforme hybride pour les événements

  1. Une plateforme qui a de l’expérience en matière d’événements en personne : L’année dernière, nous avons assisté à une explosion d’applications technologiques événementielles qui ont émergé pour répondre aux besoins du marché en matière de plateformes d’événements virtuels. Cependant, beaucoup de ces nouvelles plateformes n’ont pas d’expérience dans la facilitation d’expériences significatives en personne. Il est donc important que la solution hybride de gestion d’événements que vous choisissez ait fait ses preuves dans le domaine des événements présentiels et qu’elle puisse vous fournir le soutien dont vous avez besoin pour gérer sans heurts les composantes en personne et en ligne de votre événement.
  2. Ne vous fiez pas à la promesse d’une plateforme « tout-en-un », la solution unique n’existe pas : S’il est tentant d’opter pour une plateforme qui offre tout ce dont vous avez besoin (inscription, services de diffusion en continu, billetterie, options de mise en réseau, stands des sponsors, etc. Soyez réaliste quant aux forces et aux limites de la solution que vous choisissez, et construisez votre expérience technologique événementielle selon votre vision et vos besoins. Si votre budget le permet, ne sacrifiez pas un aspect de l’expérience des participants pour un autre.
  3. Des plates-formes qui permettent une intégration facile : Compte tenu du point ci-dessus, optez pour une plate-forme qui possède la plupart des fonctionnalités que vous souhaitez, mais qui peut s’intégrer à d’autres applications dont vous pourriez avoir besoin pour créer une expérience événementielle de qualité supérieure. Ce qui est important, c’est que la plate-forme que vous choisissez puisse s’intégrer avec d’autres partenaires technologiques pour offrir un parcours utilisateur sans faille, c’est-à-dire que vos utilisateurs puissent passer d’une application événementielle à l’autre de manière intuitive, facile et organique.
  4. Prix à la carte : Étant donné la nouveauté de l’expérience hybride, il est difficile de prévoir la taille du public, même si vous plafonnez le nombre d’inscriptions. N’oubliez pas qu’au cours de l’année écoulée, les événements virtuels ont enregistré un nombre élevé d’inscriptions, mais des taux de fréquentation comparativement plus faibles. De plus, étant donné la nature changeante des restrictions de voyage international de nos jours, vous ne pouvez pas être sûr à 100% du nombre de personnes qui se présenteront à votre événement en personne. Protégez-vous donc en choisissant une plateforme qui offre une tarification flexible.
  5. Un service client supérieur : soyons honnêtes, les événements hybrides peuvent être compliqués à planifier. En outre, nombre de vos pairs dans le secteur de l’événementiel organiseront un événement hybride pour la toute première fois de leur carrière, de sorte que vous n’aurez peut-être pas facilement accès aux connaissances de vos collègues. Assurez-vous donc d’obtenir le soutien dont vous avez besoin pour réussir, et choisissez une solution d’événement hybride qui s’accompagne d’un excellent service clientèle. Recherchez une équipe qui souhaite collaborer activement avec vous et vous guider grâce à ses meilleures pratiques.
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Choisir le bon lieu d’événement hybride

Choisir le bon lieu pour accueillir votre expérience sur site peut faire ou défaire votre événement hybride. Jon Kazarian de Corporate Meetings Network fournit un certain nombre de considérations essentielles à garder à l’esprit lors du choix du bon lieu pour votre événement hybride:

  1. Conformité aux dernières directives en matière de distanciation sociale : la considération la plus importante dans le choix du lieu de votre événement en personne est peut-être de s’assurer qu’il est conforme aux dernières directives en matière de distanciation sociale recommandées par les autorités sanitaires locales. Le lieu doit être en mesure de vous proposer des options d’aménagement et de conception de l’espace permettant de créer un flux de circulation naturel et confortable lors de votre événement, tout en assurant la sécurité de vos participants.
  2. Protocoles de sécurité et d’hygiène : La distanciation sociale n’est que la première étape pour créer un environnement sûr pour vos participants. Votre lieu de réunion doit disposer de protocoles de sécurité et d’hygiène bien établis, qui couvrent tous les aspects : contrôle de la température à l’arrivée, stations de lavage des mains, distributeurs de désinfectant pour les mains et de masques médicaux, préparation sûre de la nourriture, zones et personnel désignés pour s’occuper des personnes présentant des symptômes médicaux, etc.
  3. Disposer d’une alimentation électrique puissante : L’alimentation électrique de votre lieu de réunion doit être suffisante pour répondre aux besoins de tous vos participants, de vos employés et de votre équipe. Elle doit pouvoir supporter les demandes de votre équipement audiovisuel, comme les haut-parleurs, les microphones, les projecteurs, les écrans, l’équipement permettant de télécharger des fichiers audio et vidéo en direct pour vos audiences virtuelles, etc. Veillez à confirmer que votre lieu de réunion est relié à une alimentation électrique commerciale qui peut évoluer en fonction de vos besoins.
  4. WiFi fiable et rapide : votre lieu de réunion doit disposer de son propre fournisseur d’accès à Internet, capable de traiter une large bande passante et de fournir une connexion sécurisée et rapide à tous vos participants sur place. Il est essentiel que le WIFI du lieu puisse répondre aux besoins de vos participants, non seulement pour travailler à distance (si nécessaire), mais aussi pour les connecter par vidéoconférence ou audioconférence avec les participants virtuels qui assistent à votre événement hybride. Enfin, assurez-vous que votre lieu de réunion peut vous fournir une bande passante dédiée afin que votre équipe dispose d’un accès constant à Internet pendant toute la durée de l’événement.
  5. Un équipement adéquat et une assistance technique et audiovisuelle sur place : étant donné que vous diffuserez très probablement votre contenu sur place de manière virtuelle, votre salle doit être équipée de plusieurs caméras capables de diffuser votre contenu en direct et en haute définition, d’écrans de différentes tailles, de microphones de haute qualité, d’alimentations haute tension, de ports Ethernet, de stations de recharge, de prises pour les présentateurs, etc. Vous bénéficierez également d’un support audiovisuel dédié pour chaque session, un opérateur qui peut s’assurer que la vidéo est enregistrée à tout moment, qu’elle est diffusée avec succès et qui peut fournir une assistance immédiate en cas de dysfonctionnement.

Planification d’événements hybrides : conseils pour organiser une expérience hybride attrayante

1. Avoir une proposition de valeur forte :

Contrairement aux événements organisés uniquement en personne, les événements hybrides ne peuvent pas garantir que les participants resteront pendant toute la durée de la session. Il est donc d’autant plus important de proposer un contenu attrayant et intéressant. Les participants en personne doivent trouver votre contenu pertinent, et les spectateurs en ligne doivent trouver ce que vous proposez attrayant pour qu’ils restent. Nous sommes convaincus que c’est la proposition de valeur de votre événement qui attire les gens et les retient.

Même si vous avez un certain nombre de présentateurs et d’orateurs différents, vous devez être en mesure de prendre la tête et de vous assurer que le contenu global est pertinent pour votre public – et n’oubliez pas de le rendre amusant. L’événement annuel de HubSpot, INBOUND, en est un bon exemple. La marque a réussi à créer une identité forte pour INBOUND, en le faisant connaître comme l’événement marketing ultime qui n’est pas seulement informatif, mais aussi très amusant. Elle intègre des musiciens et même des comédiens de stand-up dans son programme, ce qui le rend d’autant plus agréable pour son public.

2. Encouragez la participation active

Encourager la participation, que vous organisiez un événement en personne ou virtuel, est difficile. Vous pouvez donc imaginer à quel point cela peut être difficile si vous travaillez sur un événement qui combine les deux. L’une des façons de surmonter cette difficulté est de ne pas se limiter aux discussions et aux séances en petits groupes. Par exemple, vous pouvez lancer des sondages en direct pour vos participants virtuels et, en même temps, organiser une rapide session de questions-réponses avec votre public en direct.

Une autre façon d’encourager la participation active est d’ajouter un point de contact mobile à votre événement, par exemple une application mobile. Cela permettra aux participants virtuels et en direct d’interagir entre eux et de donner leur avis sur les sujets abordés pendant l’événement. Quelle que soit la stratégie que vous choisissez, assurez-vous qu’elle encouragera non pas un seul public, mais les deux, à se connecter, à apprendre et à s’engager.

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3. Encadrez vos présentateurs

Bien sûr, les organisateurs d’événements ne peuvent pas tout faire pour rendre un événement attrayant. Les présentateurs doivent également faire leur part pour que chaque segment soit animé. L’organisation de sessions de formation fréquentes permet aux présentateurs d’apprendre les meilleures pratiques en matière de présentation devant un public hybride. Par exemple, Inc. recommande d’utiliser un maximum de 10 diapositives afin de garder les choses visuellement attrayantes.

À ce propos, le conférencier Jay Acunzo fait remarquer que l’utilisation de signaux verbaux et l’injection d’humour dans vos présentations sont inestimables lorsqu’il s’agit d’intéresser le public. La dure réalité est que tout le monde n’est pas à l’aise dans les présentations. Vous pourriez donc envisager de sélectionner vos présentateurs au préalable pour voir s’ils ont la personnalité nécessaire pour faire des présentations intéressantes.

Que vous présélectionniez ou non vos présentateurs, quelques séances de coaching préalables peuvent vous aider à faire en sorte que votre événement se déroule aussi bien que possible.

4. Gardez le timing à l’esprit

Le timing est également un élément à prendre en compte lorsqu’il s’agit de créer des événements hybrides. Décomposer vos événements en segments de 30 ou 45 minutes permet de maintenir l’attention ; après tout, il est difficile de rester concentré lorsque l’on est assis devant son écran toute la journée. Du point de vue de l’organisateur, le fait de diviser votre événement en petits segments permet également à votre équipe de se recalibrer après chaque session et de corriger les éventuels bugs. Ces pauses permettront également aux participants de se promener, de s’étirer, d’aller aux toilettes ou de prendre un rafraîchissement.

C’est également là que les séances de coaching sont utiles. Le fait de passer en revue chaque présentation à l’avance peut aider les organisateurs à déterminer dans quelle mesure le programme actuel est réalisable, et cela aidera également votre équipe à faire les ajustements nécessaires si l’une des présentations nécessite une aide technique.

Bien que vous souhaitiez éviter d’apporter des changements majeurs au programme, il se peut que vous deviez raccourcir ou rallonger légèrement un segment en fonction des répétitions.

5. Ne sautez pas les répétitions

Les événements hybrides ne sont pas exempts de répétitions techniques. En fait, il est encore plus important de répéter pour ces types d’événements. Vous jonglez avec deux types de public différents. Vous ne devez pas seulement vous assurer que votre événement sur le terrain se déroule sans problème, mais aussi que votre diffusion en ligne fonctionne bien.

C’est pourquoi il est important de préparer vos supports à l’avance. Faites en sorte que vos diapositives, présentations, vidéos et autres supports soient conçus de manière à pouvoir être facilement partagés en ligne. Ils doivent également être visuellement attrayants pour un public en personne. Réglez tous les détails techniques, de l’emplacement des caméras aux vêtements des personnes sur scène et devant la caméra. Si vous utilisez un écran vert et que vous prévoyez de faire du compositing, c’est-à-dire de fusionner des couches de médias et de vidéos, veillez à informer les personnes qui apparaîtront devant la caméra de porter des couleurs qui se distinguent de l’arrière-plan.

Pendant votre répétition, passez en revue toutes les transitions, les changements de flux et les parties où vous attendez une interaction avec le public. C’est une bonne idée de le faire le plus tôt possible, car cela vous laisse plus de temps pour vous adapter et changer de stratégie en cas de besoin.

6. Consultez des professionnels de la comptabilité

Ce n’est pas un secret, les événements hybrides peuvent facilement faire grimper les factures. Vous mélangez essentiellement deux événements en un seul. Vous aurez besoin des professionnels de la production et des services de streaming habituels, certes, mais un professionnel dont vous pourriez avoir besoin pour des événements de ce type, impliquant beaucoup de flux de trésorerie, est un comptable. Il peut être tentant de tout budgétiser soi-même, mais consulter un comptable vous donnera une meilleure idée de la manière de gérer correctement les finances de votre événement. Bien qu’il y ait actuellement une pénurie de comptables, il sera sans doute beaucoup plus facile de collaborer avec ces professionnels dans les années à venir, car l’apprentissage à distance se généralise pendant la pandémie.

Cela permet non seulement d’approvisionner le secteur en nouveaux professionnels, mais aussi de les former pour qu’ils soient plus à l’aise avec le numérique. Les cours en ligne sont également tout aussi valables que les diplômes traditionnels, les diplômés étant préparés à l’examen d’expert-comptable. Les professionnels titulaires d’un diplôme de comptabilité en ligne ont le savoir-faire nécessaire pour identifier les investissements intéressants pour votre entreprise, car ils sont capables de penser aux finances en termes de croissance de l’entreprise.

En outre, vous pouvez vous attendre à ce qu’ils aient l’expertise nécessaire pour analyser et garantir que vos finances restent saines, même dans l’espace numérique. Dans les événements hybrides où vous devez travailler avec plusieurs fournisseurs et services, il est important de bien gérer les factures. Ils peuvent même offrir plus d’avantages aux organisateurs d’événements hybrides puisqu’ils sont rompus à la collaboration virtuelle. La consultation d’un comptable est particulièrement importante si l’un des objectifs de votre événement hybride est d’augmenter les ventes, d’accroître les revenus ou de développer l’entreprise.

7. Prévoyez des pauses bien-être

Ce n’est pas parce qu’il s’agit d’un événement d’entreprise que chaque segment doit être lié aux affaires. En effet, l’inclusion d’une pause de méditation consciente entre les sessions permet aux participants et aux intervenants de se recentrer. La liste des initiatives de bien-être de Pain Free Working cite la méditation comme le meilleur moyen de rendre les travailleurs plus concentrés. Cette concentration est nécessaire pour les événements hybrides, car vous souhaitez que les participants absorbent un maximum d’informations.

En fonction de la façon dont vous souhaitez que votre événement se déroule, vous pouvez également choisir de commencer ou de terminer simplement chaque session par une rapide pause respiratoire. Cette pratique peut sembler inhabituelle sur le papier, mais proposer ces petites séances de pleine conscience permet à votre événement de se démarquer des autres.

Vous pouvez même faire quelques exercices de respiration avec votre équipe pour déterminer ceux qui conviennent le mieux à votre événement. Il est très utile de prendre le temps de faire une pause délibérée et de se concentrer sur sa respiration, ce que votre équipe remarquera probablement dès le départ.

8. Demandez un retour d’information après l’événement

Notre article sur la façon d’impliquer les publics virtuels montre la nécessité de récompenser les publics pour leur participation, et à cette fin, demander un retour d’information après l’événement peut donner à votre entreprise une feuille de route pour réussir d’autres événements à l’avenir. Avant la fin de l’événement, faites une annonce pour rappeler aux participants de vérifier leurs e-mails pour une enquête rapide, ou bien organisez-en une pendant l’événement lui-même. Une application mobile peut également s’avérer utile dans ce cas, car ces plateformes faciliteront grandement la réponse aux formulaires de retour d’information pour les deux publics.

Quelle que soit la manière dont vous obtenez ces informations, la collecte de commentaires n’est pas négociable. Comparer les commentaires des participants avec les rapports internes de votre équipe est un bon moyen de vous aider à voir les angles morts de vos opérations.

Si votre événement a des sponsors, vous pouvez également envisager de vous associer à eux pour proposer des offres aux participants qui remplissent les formulaires d’évaluation. Ces offres peuvent prendre la forme de codes de réduction ou même de cadeaux gratuits qui seront envoyés aux participants eux-mêmes. Vous serez surpris du nombre de retours que vous obtiendrez lorsque les répondants à l’enquête sauront qu’ils en retireront quelque chose !

Idées pour la promotion de votre événement hybride

  1. Les grands noms attirent les inscriptions : Inviter des célébrités de renom ou des leaders d’opinion majeurs dans le domaine attirera l’attention et créera un engouement initial autour de votre événement.
  2. Les leaders de la communauté garantiront l’engagement : Si votre liste de célébrités attire l’attention, elle ne garantira pas l’engagement envers l’événement et ses différentes sessions. Recherchez plutôt des micro-influenceurs ou des leaders de la communauté qui ont un public fort et engagé, susceptible de suivre leur exemple.
  3. Laissez l’inscription virtuelle ouverte jusqu’au jour de l’événement : En raison de la facilité de participation aux événements virtuels, les participants ne se sentent pas souvent pressés de s’inscrire tôt à un événement. Ainsi, la plupart des événements virtuels connaissent souvent un pic le premier jour. Assurez-vous de capturer ce pic en laissant les inscriptions pour la composante virtuelle jusqu’au jour de l’événement.
  4. Adoptez les médias sociaux : Utilisez le pouvoir des médias sociaux pour faire passer le message. Envoyez à chaque participant qui s’inscrit à votre événement un graphique attrayant qui mérite d’être partagé et qui le pousse à annoncer au monde entier qu’il participe à votre événement.
  5. Faites la promotion de votre événement dans les groupes et communautés en ligne : Si la promotion sur vos plateformes de médias sociaux est excellente, allez plus loin et soyez plus granulaire. Déterminez où votre public est actif et interagit avec les autres. Faites la promotion de votre événement au sein de groupes et de communautés d’intérêt sur Slack, Facebook, LinkedIn, Discord, etc. pour vous assurer de faire passer votre message à un public qualifié.
  6. Gamifiez l’engagement avec le contenu de l’événement avant l’événement : Encouragez l’engagement avant l’événement en récompensant les participants pour chaque action effectuée avant l’événement, comme l’inscription à certaines sessions, le partage de votre événement sur les médias sociaux, etc. Les classements sont une méthode populaire de gamification utilisée par de nombreux événements dans tous les secteurs.

Le mot de la fin : Stratégie hybride ou événements hybrides ?

Dans une récente enquête menée auprès de plus de 2 000 organisateurs d’événements, le guide technique des événements virtuels d’EventMB a indiqué que, même si « la situation des événements hybrides s’éclaircit, tout le monde ne les considère pas comme la voie à suivre… et le pourcentage de ceux qui ne participent pas à des événements hybrides augmente progressivement ».

En effet, plusieurs défis doivent être relevés pour concevoir une expérience hybride réussie, notamment : créer un contenu qui suscite l’intérêt du public en personne et en direct ; disposer de l’équipement audiovisuel adéquat et d’une équipe de production ayant l’expérience des événements virtuels et en direct ; trouver le bon lieu et la bonne plateforme, etc.

Malheureusement, de nombreux organisateurs d’événements ne disposent pas des ressources ou de la bande passante nécessaires pour accueillir des événements hybrides capables de combler le fossé entre les publics virtuels et en direct.

C’est pourquoi, dans un article récent, notre directeur du développement, Brian Philippe, recommande d’élaborer une stratégie hybride plutôt que de simplement organiser des événements hybrides ponctuels.

Vous avez besoin d'une stratégie hybride, pas seulement d'un événement hybride pour vous connecter avec votre communauté

Alors, qu’est-ce qu’une stratégie hybride ?

Une stratégie hybride est une stratégie événementielle à long terme qui inclut l’accueil d’un mélange d’événements en personne et virtuels. Selon les objectifs de l’organisateur de l’événement, elle peut inclure ou non l’organisation d’un événement hybride.

Une stratégie hybride qui ne nécessite pas l’organisation d’événements hybrides peut sembler contre-intuitive, mais au fond, une stratégie hybride consiste à tirer le meilleur parti de votre boîte à outils IRL et virtuelle sans ressentir le besoin d’utiliser tous vos outils à chaque fois que vous organisez un événement.

Comme l’écrit Brian, « organiser un événement hybride ne vous garantira peut-être pas d’atteindre les objectifs de votre événement, mais avoir une stratégie hybride le fera certainement ». Les organisateurs d’événements sont passés maîtres dans l’art d’organiser de grandes expériences en personne ET virtuelles. Donc, si vous lisez ceci, sachez que vous avez déjà tous les outils nécessaires pour atteindre vos objectifs !

Donc, si vous n’êtes pas prêt à faire le pivot vers l’accueil d’événements hybrides, vous n’avez pas à le faire. Contrairement à l’opinion générale, vous ne manquerez pas les occasions d’accueillir des événements hybrides si vous vous concentrez plutôt sur le développement d’une stratégie hybride.

Que vous soyez à la recherche d’une excellente solution d’événement hybride, ou que vous souhaitiez réfléchir à des stratégies hybrides, notre équipe est prête et disponible pour vous guider du mieux possible ! Prenez contact avec nous, et réservez une consultation gratuite avec l’un de nos experts en connexion !

Infographie : Accueillir un événement hybride en 2021

Accueillir un événement hybride en 2021. Infographie

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