Comment susciter l’intérêt des participants à des événements virtuels et hybrides : Créer des expériences centrées sur l’humain

Idées d'engagement hybride virtuel

Cinq experts partagent leurs idées sur la manière de faire renaître la magie des réunions en personne dans les événements hybrides et virtuels.


La formule de rassemblement – des grandes conférences aux événements communautaires – s’est transformée pour de bon. Mais les événements tels que nous les connaissons aujourd’hui ont-ils vraiment… fonctionné ? Les participants étaient-ils ravis, les communautés transformées ? Peut-être pas.

Selon une enquête menée par l’Event Manager Blog, 40 % des planificateurs n’ont pas réussi à organiser un événement virtuel réussi. Les recherches d’EventMB révèlent que le plus grand « obstacle » auquel les planificateurs sont confrontés est le faible niveau d’engagement des participants.

Le faible engagement dans le cadre virtuel est le résultat de multiples facteurs qui incluent, sans s’y limiter, un manque de fonctionnalités d’engagement efficaces sur les plateformes virtuelles existantes.

Comme l’écrit Victoria Copans d’EventMB, « en termes de fonctionnalités d’engagement, la plupart des plates-formes d’événements virtuels ne sont pas particulièrement avant-gardistes, et s’appuient principalement sur des éléments de base existants comme les sondages et les enquêtes en direct. Bien qu’utiles, ces outils seuls ne répondent clairement pas aux besoins des planificateurs et des publics. »

La question se pose donc : que peuvent faire les planificateurs pour dépasser les limites actuelles des plateformes et outils d’événements virtuels afin d’impliquer leurs participants et de créer un sentiment de communauté dans un cadre virtuel ou hybride ?

Afin de répondre à cette question, e180 a organisé son événement virtuel en juillet 2020 : Human Moments : Réimaginer nos rassemblements. Lors de cet événement, nous avons mis au défi nos participants, qui comprenaient plus de 400 professionnels de la gestion d’événements et de communautés, d’abandonner les idées dépassées des événements tels qu’on les connaissait autrefois, ou même des événements virtuels tels qu’on les connaît aujourd’hui, et de réimaginer l’état des rassemblements, ensemble.

Événement Braindate virtuel Reimagining Our Gatherings en juillet 2020
La deuxième édition du Braindate virtuel d’e180 a rassemblé plus de 400 professionnels de l’événementiel et de la gestion communautaire.

Les participants ont organisé des braindates en tête-à-tête et en groupe sur des sujets tels que :

  • Comment aller au-delà des outils de conférence virtuelle pour construire une communauté ?
  • Comment recréer en ligne la magie des rencontres en personne ?
  • La panique à l’égard de la plateforme est terminée. Concevons maintenant une programmation centrée sur l’humain
  • Comment encourager l’engagement dans un espace numérique et présenter des arguments solides pour justifier la venue des participants ?

Après l’événement, nous avons contacté quelques participants aux braindates qui avaient organisé ou rejoint des conversations sur des sujets liés aux stratégies d’engagement pour les événements hybrides et virtuels. Dans la section suivante, nous partagerons avec vous les idées issues des braindates, de cinq experts qui vous aideront à repenser votre approche de l’engagement des participants, et vous inspireront à créer des expériences qui donnent la priorité aux besoins des humains au centre de vos événements.

Cinq experts en événements discutent des stratégies d'engagement pour les événements hybrides et virtuels
Nos braindaters experts

Idée no. 1 : L’engagement des participants commence par une programmation centrée sur l’humain

L'engagement des participants commence par une programmation centrée sur l'humain

Qu’entendons-nous par « programmation centrée sur l’humain » ?

La programmation centrée sur l’humain consiste à choisir le contenu des événements et à concevoir des expériences événementielles en fonction des besoins et des désirs de votre public. Lorsque vous créez une programmation centrée sur l’humain, vous remettez en question les hypothèses sur ce que vous pensez que votre public veut, pour réellement faire le travail de découvrir ses besoins.

Lors de l’événement e180, Dana Pake, consultante et stratège en événementiel, a animé une braindate sur le thème de la création d’une programmation centrée sur l’humain. Elle a partagé le point de vue suivant :

« Rester insatiablement curieux est au cœur de la création d’une programmation centrée sur l’humain. Les planificateurs ont souvent une réaction réflexe qui consiste à résoudre immédiatement le problème du quoi (quelle plateforme ? quel contenu ? quel jour ou quelle heure ? quels points d’engagement ?), sans comprendre d’abord le pourquoi (pourquoi les participants croient-ils ce qu’ils font ? Pourquoi sont-ils motivés à participer ? Pourquoi ressentent-ils ce qu’ils ressentent ? Pourquoi ont-ils des besoins non satisfaits ?) Comprendre les réponses aux pourquoi et diriger avec empathie révélera la direction que doit prendre la conception du programme. »

La programmation centrée sur l’humain est la première étape essentielle de la conception d’une expérience événementielle engageante. En effet, quel que soit le nombre d’outils que vous utilisez pendant votre événement, comme les sondages, les salles de discussion ou les enquêtes, l’engagement sera toujours faible si le contenu ou la conception de votre événement ne répond pas aux besoins réels des participants.

De plus, la programmation centrée sur l’humain est une excellente approche pour créer non seulement des événements intrinsèquement attrayants, mais aussi des expériences qui favorisent un sentiment de communauté. Stephanie Jecrois, cofondatrice de Technovation Montréal, s’en fait l’écho dans la leçon qu’elle a partagée avec son groupe braindate sur le fait d’aller au-delà des plateformes d’événements pour créer des communautés en ligne :

« Lorsque l’on pense à s’engager avec sa communauté en ligne, il faut réfléchir à ce qui les rassemble, quelles sont leurs valeurs et aspirations communes. Cela peut être un excellent point de départ pour créer une expérience riche où les gens ne sont pas seulement là pour écouter mais pour créer et s’engager dans des conversations significatives. »

« Souvent, les planificateurs ont une réaction réflexe qui consiste à résoudre immédiatement le quoi (quelle plateforme ? quel contenu ? quels points d’engagement ?), sans comprendre d’abord le pourquoi (pourquoi les participants croient-ils ce qu’ils font ? pourquoi sont-ils motivés pour assister à la conférence ? ».

— Dana Pake

Pour créer une programmation centrée sur l’humain, nous devons commencer par en savoir plus sur nos participants : leurs besoins, leurs valeurs, leurs aspirations. Une fois que vous aurez compris quels sont leurs besoins, il sera beaucoup plus facile de planifier des points d’engagement qui amèneront vos humains à interagir entre eux et avec votre contenu.

Liste de contrôle : Ce que vous pouvez faire pour en savoir plus sur vos participants (avant le début de l’événement)

  • Envoyez des enquêtes préalables à l’événement à vos participants inscrits ou intéressés au moins deux mois avant la date de l’événement. Vous pouvez utiliser cette enquête pour découvrir les besoins des participants et concevoir votre événement en conséquence.
  • Exploitez les groupes LinkedIn, Facebook ou Slack pour mieux connaître les intérêts de vos participants en publiant des sondages ou des enquêtes avant l’événement.
  • Demandez à vos participants leurs objectifs d’apprentissage ou leurs questions brûlantes dans le cadre du processus d’inscription. Ces informations précieuses pourraient aider vos intervenants à concevoir des sessions plus interactives et plus intéressantes.
  • Utilisez les profils des participants sur les applications d’événements pour en savoir plus sur les objectifs de vos participants.
  • Proposez une plateforme d’apprentissage comme Braindate, où les participants peuvent apprendre les uns des autres et avoir des conversations sur les sujets qui leur semblent les plus pertinents.

Idée n° 2 : les grands événements virtuels et hybrides mettent en scène des moments de connexion humaine

Les grands événements virtuels et hybrides présentent des moments de connexion humaine

Plusieurs mois après le passage aux événements virtuels, nous avons constaté une augmentation des taux de participation aux événements virtuels. Malgré cela, le niveau d’engagement des participants est resté relativement faible.

Ce que cela nous dit : Si les événements virtuels ont aidé les organisations à élargir leur public en éliminant diverses barrières à l’entrée, les planificateurs doivent encore trouver comment créer une expérience qui puisse égaler le niveau d’engagement élevé des événements en direct.

Jan Keck, concepteur d’expériences et créateur de Ask Deep Questions, a animé une braindate sur le thème de la recréation de la magie des événements en personne lors de rassemblements virtuels. Il a partagé avec nous les idées suivantes : Il a partagé avec nous les idées suivantes :

« La plupart des gens participent à des événements et à des conférences pour les liens qu’ils établissent, et non pour le contenu. Donc, si vous voulez vraiment créer des événements mémorables, vous devez trouver des moyens de faciliter les « moments humains » en ligne. En général, c’est dans les couloirs et les salons que cette MAGIE se produit réellement, pas sur la scène. Et en ligne, vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu’ils se produisent par accident, vous devez donc trouver des moyens de tisser des moments de connexion à travers le tissu de votre événement. »

While the foundation of a successful event is value-rich content, planners need to place aSi le fondement d’un événement réussi est un contenu riche en valeur, les planificateurs doivent accorder une importance égale, voire supérieure, à la création d’opportunités permettant aux participants d’interagir de manière significative les uns avec les autres.

« La plupart des gens assistent à des événements et des conférences en raison des connexions qu’ils établissent, et non en raison du contenu. Donc, si vous voulez vraiment créer des événements mémorables, vous devez trouver des moyens de faciliter les ‘moments humains’ en ligne. »

— Jan Keck

Idée no. 3 : Ne comptez pas sur le contenu de l’événement lui-même pour susciter l’engagement – utilisez-le plutôt comme un point de départ pour des conversations mémorables.

Ne comptez pas sur le contenu de l'événement lui-même pour susciter l'engagement - utilisez-le plutôt comme un point de départ pour des conversations mémorables.

Pendant sa braindate sur la programmation centrée sur l’humain, Dana a parlé du potentiel du contenu des événements comme point de départ pour créer des moments de connexion :

« Les gens ont besoin de connexion, de communauté et de conversation. Le contenu est important car il agit comme une expérience partagée qui inspire la conversation et la connexion – et en fin de compte, c’est autour de lui que la communauté se rassemble.

Cela soulève la question suivante : quelle est la part de cette conversation/connexion que nous contrôlons en tant que planificateurs, par rapport à ce que nous pouvons laisser de côté et permettre à la communauté de s’organiser et de se définir elle-même ? La réponse n’est pas tranchée et dépend de la communauté – mais revient à comprendre les besoins et les désirs de votre public. »

Les questions posées par Dana soulèvent le potentiel excitant de réimaginer la façon dont nous abordons l’objectif du contenu des événements. En d’autres termes, en abordant les stratégies d’engagement, les organisateurs d’événements peuvent utiliser le contenu de l’événement non seulement pour éduquer les participants, mais aussi pour susciter d’autres conversations.

Autres conseils et tactiques pour stimuler l’engagement des participants aux événements virtuels et hybrides

Tips and tactics to boost participant engagement at virtual and hybrid events

Melissa Ledo, directrice de l’expérience d’apprentissage chez InPath, a organisé et participé à des braindates sur le thème de la création d’expériences mémorables et d’un sentiment de communauté en ligne. Voici quelques-uns des conseils qu’elle a partagés avec nous :

  • Créez des expériences inédites : Lorsqu’un groupe de personnes vit quelque chose ensemble pour la première fois, ou accomplit quelque chose qu’elles ne pensaient pas possible, cela crée un sentiment d’unité et de communauté.
  • Gamifiez l’événement : Envisagez de faire une chasse au trésor virtuelle
  • Organisez une activité à laquelle tout le monde peut participer : Par exemple, les mercredis de la marche, où chacun se promène et partage une photo de lui.
  • Engagez un animateur : il vous aidera à faire participer les participants à des groupes virtuels plus importants.

Valerie DuBreuil, directrice des plates-formes numériques à la National Association of Broadcasters, a animé une braindate sur l’encouragement de l’engagement dans les espaces numériques. Voici les enseignements qu’elle a tirés de sa conversation :

  • Aider les gens à entrer en contact avec des personnes partageant les mêmes idées grâce à des possibilités de mise en réseau par thème
  • Exploiter les données disponibles dans un contexte virtuel pour en savoir plus sur les participants et, éventuellement, faire de meilleures recommandations au fil du temps.

Plus d’inspiration et de ressources sur la façon de créer de meilleures expériences événementielles :

Vous pourriez aussi aimer lire…