Comment offrir aux participants à vos événements virtuels plus que de simples conversations de couloir ?

Offrez aux participants de votre événement virtuel plus que de simples conversations de couloir

Étude de cas : Utilisez Braindate pour aider vos participants à nouer des liens précieux, à poursuivre les conversations entamées lors des sessions et à vivre une véritable connexion.


Nous savons par expérience que lorsqu’il s’agit de la partie connexion d’un événement virtuel, les organisateurs veulent reproduire certains éléments de l’expérience en personne. Une phrase que nous entendons souvent est « nous aimerions recréer les conversations de couloir ».

Dans le contexte d’un événement, une conversation de couloir désigne l’échange informel et non planifié qu’une personne peut avoir avec un autre participant.

Conversation de couloir au bureau

Les participants aux événements virtuels disent souvent que ces rencontres informelles leur manquent – ils regrettent le temps où ils pouvaient engager la conversation avec un parfait inconnu dans la file d’attente pour un café ou en attendant le début d’une session.

Afin de répondre à ce besoin, les organisateurs d’événements ont essayé de recréer ces conversations de couloir dans le monde virtuel avec des solutions créatives comme le réseautage entre les sessions à la manière d’une roulette de chat, l’intégration de canaux ouverts comme Slack ou Discord pour que les participants puissent se retrouver et discuter de manière informelle, les metavers etc. En l’état actuel des choses, les planificateurs sont loin d’avoir perfectionné la conversation de couloir virtuelle. Pourquoi ? Il y a certains éléments d’un événement en personne qui ne se transposent tout simplement pas bien dans un contexte virtuel.

Nous sommes ici pour vous dire de ne pas perdre votre temps à essayer de recréer l’insaisissable conversation de couloir des événements en personne. Il est bien plus fructueux de comprendre ce que les participants veulent vraiment dire lorsqu’ils disent vouloir des « conversations de couloir ».

Forts d’une décennie d’expérience à aider les gens à se connecter, nous pouvons vous dire exactement ce que les participants aux événements virtuels veulent dire quand ils disent vouloir des conversations de couloir :

  • Les participants veulent établir de nouvelles connexions
  • Les participants veulent avoir des conversations stimulantes et significatives.
  • Les participants veulent vivre des moments authentiques de connexion
  • Les participants veulent explorer plus en détail les sujets et les thèmes de l’événement
  • Les participants veulent avoir le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand qu’eux, de faire partie d’une communauté
  • Les participants souhaitent recueillir des informations et partager des idées avec d’autres personnes de leur secteur ou de leur domaine d’expertise.

Lorsqu’il s’agit d’engagement et de réseautage, les participants à votre événement virtuel méritent mieux que de simples conversations de couloir. Dans cette étude de cas, nous décrivons ce à quoi cela peut ressembler.

Au cours de la première semaine de février, nous avons organisé Destination 2021 : une série d’ateliers et de conversations virtuels destinés à aider les participants à transformer leurs résolutions du Nouvel An en actions.

Design Your 2021: une série d'ateliers virtuels stimulants

Nous avons donné à nos participants les moyens de concevoir leur propre expérience, d’atteindre les objectifs de leur événement et d’avoir des conversations réelles, axées sur la valeur, avec les autres participants. Nous les avons aidés à établir de nouveaux liens et, surtout, à vivre des moments authentiques de connexion.

Le plus beau, c’est que vous pouvez vous aussi créer une expérience de ce type. Voici comment :

Défi

Avec Destination 2021, nous voulions organiser un événement virtuel différent de tous les autres. Nous avons imaginé une expérience interactive et autogérée où les participants pourraient ressentir un sentiment d’appartenance à une communauté pendant une période d’isolement et s’offrir du temps pour réfléchir aux objectifs (personnels et professionnels) les plus importants pour eux.

Notre défi était de concevoir un événement où l’engagement ne serait pas un problème, c’est-à-dire que les participants à l’événement s’engageraient de manière significative avec le contenu et les autres participants. Nous espérons qu’ils quitteront l’événement satisfaits, avec de nouvelles connexions et des idées concrètes.

Solution

Pour créer ce type d’événement, nous avons intégré des moments d’interaction dans la conception de l’événement. De plus, nous avons utilisé Braindate comme un canal supplémentaire de contenu d’origine collective :une plateforme que les participants pouvaient utiliser pour discuter des sujets qui leur tenaient à cœur et se connecter les uns aux autres dans le cadre de conversations de partage de connaissances.

1. Adopter une approche de la conception de l’événement centrée sur le participant

Compte tenu du thème de l’événement, « Destination 2021« , nous avons invité les meilleurs animateurs à diriger des ateliers sur différents aspects de la transformation de vos résolutions en actions. Par exemple, la définition de vos intentions, la conception de votre feuille de route, etc. Nos animateurs ont conçu leurs ateliers pour qu’ils soient aussi interactifs que possible, afin qu’aucun participant n’ait l’impression de consommer passivement du contenu.

Nous avons organisé les ateliers de manière à ce que le contenu de chacun d’entre eux s’appuie sur celui des autres. Les participants pouvaient s’inscrire à n’importe quel nombre d’ateliers, mais nous leur avons recommandé d’assister à tous les ateliers afin de créer le meilleur plan possible pour atteindre leurs objectifs pour 2021. Pour ce faire, nous avons veillé à ne proposer qu’un ou deux ateliers par jour (entre le 1er et le 5 février), afin que les participants n’aient pas à prendre plus de deux heures sur leur emploi du temps chargé pour participer à notre événement.

Concevez le parcours de votre événement braindate 2021
Concevez le parcours de votre événement 2021

2. Mieux que des conversations de couloir : créer du temps et de l’espace pour une véritable connexion

Sachant que nos participants mènent des vies bien remplies, nous n’avons pas surchargé le programme de notre événement de contenu. Au contraire, nous l’avons espacé, en organisant seulement un ou deux ateliers par jour.

Bien que nous ayons limité la fréquence des ateliers à un ou deux par jour, nous avons mis la plateforme Braindate à la disposition des participants tout au long de la semaine (tous les jours de 9 à 17 heures ET). Ainsi, nos participants ont pu réserver leurs rendez-vous aux heures qui leur convenaient le mieux.

En concevant l’événement de cette manière, nous avons donné à nos participants la liberté et l’autonomie de choisir quand ils voulaient participer à notre événement et quand ils voulaient se détendre.

3. Proposer Braindate comme moyen de traiter collectivement les idées proposées lors des sessions de l’événement

Vers la fin de chaque atelier, les modérateurs ont rappelé aux participants qu’ils devaient utiliser Braindate, et ont suggéré des façons d’utiliser la plateforme pour discuter davantage des idées présentées dans les ateliers.

Ce faisant, notre objectif n’était pas simplement de promouvoir Braindate. Ayant travaillé avec des organisateurs d’événements pendant près de dix ans, nous comprenons qu’un des grands défis de la conception d’événements est de créer un pont (pour les participants) entre la consommation du contenu de l’événement et le traitement des connaissances offertes dans les sessions, ensemble en tant que communauté.

Nous avons créé Braindate comme un outil que les organisateurs peuvent utiliser pour relever ce défi. Braindate n’est pas seulement une nouvelle façon de se mettre en réseau, mais aussi une plateforme que les participants peuvent utiliser pour approfondir le contenu de l’événement en discutant entre eux des idées qui y sont proposées.

Sujets de braindate partagés par les participants de Design Your 2021
Quelques-uns des sujets braindate partagés par les participants de Destination 2021

Par conséquent, en invitant les participants sur Braindate à la fin de chaque session de Destination 2021, nous voulions nous assurer que les participants savaient qu’ils disposaient d’un espace où ils pouvaient poursuivre les conversations fascinantes qu’ils avaient entamées lors des ateliers.

Par conséquent, nous avons également demandé à nos hôtes d’ateliers de publier des sujets de braindate et d’animer des discussions de groupe sur la plateforme Braindate. Les hôtes ont ainsi eu l’occasion de se connecter en profondeur avec les participants qui avaient assisté à leur session et ceux qui n’avaient pas pu y assister. Les participants, quant à eux, ont pu utiliser Braindate pour avoir un entretien privé avec les hôtes de la session, une session questions et réponses privée.

Ayant travaillé avec des planificateurs d’événements pendant près d’une décennie, nous comprenons qu’un grand défi de la conception d’événements est de créer un pont entre la consommation de contenu d’événement et le traitement des connaissances offertes dans les sessions, ensemble en tant que communauté. Nous avons créé Braindate comme un outil que les planificateurs pourraient utiliser pour surmonter ce défi.

Résultats

Plus tôt dans cet article, nous avions noté que le désir d’un participant pour les conversations de couloir est en fait le désir de rencontrer de nouvelles personnes, d’avoir des conversations stimulantes, d’explorer les sujets et les thèmes de l’événement, et finalement, de vivre des moments authentiques de connexion. Nous sommes ravis de partager le fait que Destination 2021 a réussi à créer exactement ce genre d’expérience pour nos participants.

Instantanés des ateliers de Destination 2021
Instantanés des ateliers de Destination 2021

Nous avons obtenu plus de 500 inscriptions à l’événement (dépassant notre objectif initial de 150 inscriptions !). Près de 50 % (235) des participants inscrits ont participé aux braindates.

Plus de 130 participants ont été interrogés immédiatement après leur braindate :

Participants interrogés immédiatement après leur braindate

Dans leurs propres mots : commentaires partagés par les participants et les hôtes de la session

« La possibilité d’utiliser Braindate après un atelier améliore l’expérience non seulement pour les participants mais aussi pour l’hôte. La plateforme a permis aux participants de mon atelier de se connecter facilement les uns aux autres et d’assurer le suivi de leurs idées… Et, elle a permis aux participants de se connecter à moi – l’hôte – afin d’approfondir certains aspects de la session, de poser des questions et de créer des liens qui peuvent mener à l’avenir. »

— Myriam Hadnes, fondatrice de WorkshopsWork et du festival Never Done Before (hôte de l’atelier).

« Travaillant dans le monde de l’entreprise en tant que maître de cérémonie, Destination 2021 a été un événement rafraîchissant où la collaboration et la générosité étaient si omniprésentes… Les ateliers et braindates informels mais structurés ont été très révélateurs, créant de véritables opportunités de se connecter, d’échanger et de développer de nouvelles relations professionnelles avec des pairs partageant les mêmes idées. »

— Anthony Horng, maître de cérémonie (participant à l’événement).

 » La possibilité de discuter des sujets abordés pendant l’atelier par le biais de Braindate est un excellent moyen d’entrer en contact avec les participants et de répondre à leurs questions. Dans mon cas, j’ai également pu demander un retour sur l’atelier, ce qui me donne de nouvelles idées pour animer de futures réunions. En une trentaine de minutes de conversation, nous pouvons nous concentrer autant sur le contenu que sur la relation. Les liens humains noués lors d’un braindate sont inestimables dans mon travail. « 

—Laure Cohen, fondatrice de Smart Coaching (animatrice de l’atelier)

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