Qu’ont en tête les professionnels de l’événementiel pour faire face à la « nouvelle normalité » en matière d’événements ?

Les meilleurs professionnels de l'événementiel discutent des événements virtuels pendant la pandémie de Covid 19

La sagesse de quelques-uns des meilleurs professionnels de l’événementiel sur les événements virtuels et la manière de traverser cette période de profonde incertitude.


Ici, à e180, nous pensons que l’incertitude peut être puissante.

L’incertitude peut nous obliger à respirer, à revenir à la planche à dessin et à rassembler nos communautés autour de nous. Une fois que nous avons surmonté l’incertitude, nous arrivons à un lieu d’innovation et de pensée créative. C’est ce que nous avions à l’esprit lorsque nous avons organisé notre premier événement virtuel, Navigating Uncertainty : An EventProfs Huddle.

L’événement était un moyen d’exploiter le sentiment d’incertitude créé par l’épidémie de coronavirus et de rassembler les esprits brillants du secteur de l’événementiel pour qu’ils se soutiennent mutuellement et résolvent les problèmes ensemble.

Lors de cet événement, comme dans toutes les productions Braindate, nous avons donné un contrôle total à nos participants pour qu’ils conçoivent leurs propres expériences et réservent leurs propres braindates : ils ont utilisé la plateforme Braindate virtuelle pour avoir les conversations qu’ils jugeaient les plus pertinentes.

Au cours des 124 braindates, plus d’une centaine de professionnels de l’événementiel se sont connectés les uns aux autres dans des braindates individuels et de groupe via un chat vidéo. Grâce à leur participation enthousiaste, nous avons pu obtenir des informations précieuses sur ce qu’ils avaient en tête et sur la manière dont ils s’y prenaient pour gérer l’engagement communautaire et l’organisation d’événements dans un monde de distanciation sociale.

Vous pouvez lire l’étude de cas de l’événement ici.

Après l’événement, nous avons contacté certains de ces participants à Braindate et leur avons demandé de nous faire part de ce qu’ils avaient retenu de leurs conversations.

Dans cet article, vous obtiendrez des conseils directement de la part des meilleurs et des plus brillants sur la façon dont vous pouvez atteindre l’état d’esprit de l’événement virtuel, garder vos participants heureux et engagés dans un cadre numérique, et ce à quoi ressemble l’avenir des événements.

Commencez votre pivot vers le virtuel par un changement positif d’état d’esprit

Emily Vigliar, directrice de programme à la conférence Falling Walls, a déclaré que si « la plupart d’entre nous naviguent encore en eaux inconnues lorsqu’il s’agit d’événements numériques, ce moment représente une réelle chance pour nous de « réinitialiser » et de nous concentrer sur qui nous sommes, nos valeurs fondamentales et les avantages supplémentaires que nous pouvons apporter à notre communauté, plutôt que d’essayer simplement de reproduire notre événement physique en ligne ».

Professionnels de l'événementiel : Emily Vigliar

Un changement d’état d’esprit sur les événements virtuels aidera les professionnels de l’événementiel à considérer ce pivot vers le virtuel comme une opportunité passionnante d’innover. La recommandation d’Emily porte également sur la nécessité pour les organisateurs d’événements de retourner à la planche à dessin et de saisir ce moment pour redéfinir ce à quoi pourrait ressembler une expérience virtuelle fantastique pour les participants à l’événement.

Pour de nombreux professionnels de l’événementiel et organisateurs communautaires, cette réinitialisation commence par la compréhension des besoins de leur public et la détermination de la manière dont leur événement virtuel peut apporter une réelle valeur ajoutée à leurs participants.

Dans la section suivante, nous partageons les conseils des participants aux braindates sur la façon dont les professionnels de l’événementiel peuvent aborder le nouveau processus de planification d’une expérience virtuelle riche en valeur.

Vous planifiez une expérience virtuelle ou vous vous demandez quelle technologie utiliser ? Voici l’approche que vous devriez adopter

Lorsqu’il s’agit de planifier des événements virtuels, Alex Nuttall, partenaire associé chez Kindle Communications, a partagé cette observation de sa braindate : « La plupart des gens dans l’espace événementiel ont une progression similaire lors de la transition vers les événements virtuels. Presque universellement, ‘quelle plateforme’ est la première et seule question posée jusqu’à ce qu’ils réalisent que le logiciel n’est pas la réponse à toutes les questions d’un événement. »

Alex a fait remarquer que « la plate-forme est simplement la porte d’entrée pour le reste du travail, tout comme la question de l’événement en personne « quel lieu ? ». Il a conseillé aux planificateurs de reconnaître, lors de la transition vers le virtuel, qu’en fin de compte, leur « événement virtuel reste un événement, et même si certaines de nos approches et stratégies devront s’adapter au nouveau format, l’énergie, l’engagement, la culture et le business-case restent les mêmes ».

Professionnels de l'événementiel : Alex Nuttall

Toutefois, lorsque les organisateurs se posent la question de savoir  » quelle plateforme utiliser « , Scott Burns, vice-président de George P Johnson Experience Marketing, conseille de prendre en compte la  » perspective du public  » comme l’un des facteurs déterminants de cette décision.

Scott nous a confié que l’un des principaux enseignements de sa braindate était l’importance de comprendre les besoins des participants avant de construire l’expérience technique de l’événement. Il a ajouté : « Vous devez comprendre votre public, puis injecter ses perspectives au cœur de votre nouvelle expérience virtuelle. » Les organisateurs pourraient ainsi insuffler à leur événement de l’empathie, de la clarté et un sens aigu du contexte.

Professionnels de l'événementiel : Scott Burns

Alex et Scott conseillent tous deux d’adopter une approche holistique pour planifier une expérience virtuelle. Pour aller plus loin, Melanie Kahl, responsable des programmes et des partenariats chez Facebook, a partagé ces fantastiques éléments à retenir qui sont ressortis de son débat sur l’animation d’ateliers et d’équipes dans un environnement virtuel :

S’inspirer des innovations du quotidien : Habituellement chargés de conférences et de productions à grande échelle, les dirigeants ont fait remarquer qu’ils s’inspiraient des innovations quotidiennes en cas de pandémie. Dans le cas des événements virtuels, il est important de comprendre les nuances de la vie en quarantaine. Les gens ont été inspirés par la façon dont les amis ont participé à l’enseignement virtuel à domicile, les efforts d’entraide dans les quartiers ou le simple fait de cuisiner ensemble par FaceTime. En ce moment, nous devrions nous poser la question suivante : que pouvons-nous apprendre de la façon dont nous nous connectons avec nos amis et notre famille ? Et comment pouvons-nous intensifier cette intimité ?

Professionnels de l'événementiel : Melanie Kahl

Reconnaître ce qui est perdu dans un contexte numérique : Certaines choses sont difficiles à reproduire. Qu’il s’agisse d’un moment de détente, d’une sérendipité authentique ou du pouls de la foule. Il est important d’honorer cela. L’un de mes amis, qui a travaillé comme comédien de stand-up, m’a dit : « Les échanges n’existent pas dans ces expériences numériques. L’énergie du public. Le riffing et l’improvisation. » Comment pouvons-nous concevoir en gardant cela à l’esprit ?


Une fois que vous aurez défini votre approche de la planification d’un rassemblement virtuel, vous devrez définir une stratégie marketing et promotionnelle concrète. Celle-ci sera essentielle à la réussite de votre événement. Toutefois, face à l’évolution du paysage des événements virtuels, que doivent garder à l’esprit les spécialistes du marketing événementiel ? L’un de nos participants partage ce que vous devez savoir…

Lorsqu’il s’agit de promouvoir votre événement virtuel, privilégiez toujours la valeur.

Kaitlin Colston, curatrice de contenu et rédactrice en chef chez Endless Events, a partagé ce point essentiel de sa braindate sur l’évolution de votre stratégie de marketing de contenu pour les événements virtuels :

« Les marketeurs ont du mal à pivoter parce que leur entreprise ne dispose pas d’un produit virtuel entièrement en place. Cela peut être difficile car vous commercialisez ce qui ressemble à une idée plutôt qu’à un produit solide. Il semble que la communication entre les équipes chargées du produit et celles chargées du marketing soit rompue dans la plupart des entreprises actuellement.

Mais pour pivoter et avancer rapidement, nous devons parfois nous concentrer sur le fait de faire plutôt que d’être parfait.

En tant que spécialistes du marketing, tant que nous fournissons un contenu utile et attrayant, il est normal de ne pas avoir toutes les réponses. La meilleure chose que nous puissions faire est de partager ce que nous savons et ce que nous pensons qu’il va se passer. L’authenticité et l’honnêteté vous mèneront plus loin et vous permettront d’établir un véritable lien avec votre public qu’un contenu qui vend de la poudre aux yeux ! »

Professionnels de l'événementiel : Kaitlin Colston

L’un des plus grands défis auxquels sont confrontés les professionnels de l’événementiel est de créer un engagement organique lors de leur événement. Comment maintenir l’engagement d’un public virtuel dans un foyer rempli de distractions ? Comment créer des moments de réelle interaction humaine ? Dans la section suivante, nos participants aux braindates partagent les conseils issus de leurs conversations sur ce sujet.

Comment maintenir l’engagement d’un public virtuel ?

Jesse Gainer, responsable des expériences d’entreprise chez C2 International, a organisé une braindate sur la façon de créer des moments de véritable connexion humaine dans un espace numérique. Il a partagé le point de vue suivant :

Professionnels de l'événementiel : Jesse Gainer

Jillian Cardinal, directrice des ventes chez JPdL, a donné la recommandation suivante sur la manière de faire interagir les gens entre eux lors d’événements virtuels :

Professionnels de l'événementiel : Jillian Cardinal

Rachel Kaber, présidente de Sweetow Events, a partagé ce conseil pour stimuler l’engagement pendant les sessions :

Professionnels de l'événementiel : Rachel Kaber

Lorsqu’il s’agit de créer du contenu attrayant, Bethan Johnson, directrice principale du contenu créatif et productrice chez Audience Communication and Events, conseille vivement aux organisateurs d’événements de garder les points suivants à l’esprit :

Professionnels de l'événementiel : Bethan Johnson

Emily Lezin, associée en charge des événements et du marketing chez UpStart, suggère aux planificateurs de commencer par réfléchir à ce qui rend une réunion en personne idéale et intéressante, puis de travailler à rebours pour créer des conditions similaires dans un environnement virtuel. Voici quelques exemples :

Professionnels de l'événementiel : Emily Lezin

Enfin, Mandy Gardner, rédactrice principale de contenu et journaliste de marque chez JB Media Group, recommande d’utiliser le « storytelling » pour stimuler l’engagement lors des événements virtuels :

Professionnels de l'événementiel : Mandy Gardner

L’avenir : À quoi ressemble l’avenir des événements ?

L’un des thèmes de discussion les plus populaires a été de démystifier l’avenir des événements. Que vient-il après Covid-19 ? Comment le secteur de l’événementiel va-t-il évoluer ? Ces trois professionnels de l’événementiel en ont discuté sur leurs braindates et ont partagé leurs prédictions avec nous :

Olivier Gougeon, directeur général du Salon du Livre de Montréal, a partagé sa prédiction :

Professionnels de l'événementiel : Olivier Gougeon

Barbara Palmer, rédactrice adjointe du magazine PCMA Convene, prédit que les réunions virtuelles s’inspireront des expériences numériques expérientielles développées pour le commerce électronique :

Professionnels de l'événementiel : Barbara Palmer

Melanie Kahl, responsable des programmes et des partenariats chez Facebook, a prédit un avenir hybride :

Professionnels de l'événementiel : Melanie Kahl

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