Notre premier événement Braindate Virtuel: une étude de cas sur l’hébergement virtuel

Notre premier événement Braindate Virtuel: une étude de cas sur l’hébergement virtuel

Tour d’horizon du nouveau Braindate Virtuel – à travers le prisme de notre propre expérience d’organisation du tout premier événement du genre !


Depuis des mois, nous rêvions de lancer une itération virtuelle de Braindate qui permettrait à nos communautés d’apprendre les unes des autres, où qu’elles se trouvent dans le monde. Mais d’autres projets nous mobilisaient, alors que nous nous efforcions d’offrir Braindate lors d’événements passionnants en présentiel.

Et puis, l’épidémie de coronavirus est arrivée.

Une source d’inspiration inattendue

En l’espace de quelques semaines, l’industrie de l’événementiel s’est arrêtée. Les événements ont été reportés ou annulés, et beaucoup d’entre nous se sont sentis désemparés.

Les organisateurs ont commencé à envisager de transposer leurs événements dans le monde virtuel, et nous nous sommes interrogés : que pouvions-nous faire pour aider nos pairs et nos partenaires à réimaginer l’expérience virtuelle ? Comment nous assurer que les participants ressentent la même joie et la même satisfaction que lors d’un événement traditionnel ?

La mise en place des mesures de distanciation sociale signalaient la fin de la plupart des regroupements dans un avenir plus ou moins proche. Nous devions créer un nouvel outil que nos clients pourraient utiliser pour aider leurs communautés à se connecter et à apprendre les unes des autres avec intention – malgré la distance.

Le moment était enfin venu de lancer Braindate Virtuel, un projet mis en veilleuse qui devenait soudain plus pertinent que jamais.

Nous avons décidé d’organiser nous-mêmes notre tout premier Braindate Virtuel, spécialement pour notre propre communauté dans l’industrie de l’événementiel. Après tout, jamais le besoin de partage des connaissances et de collaboration n’a été aussi pressant qu’aujourd’hui.

Notre thème était « Naviguer dans l’incertitude« : un rassemblement #EventProfs. Nous espérions que ce serait l’occasion de nous réunir et de faire du brainstorming, d’échanger des ressources et de nous soutenir les uns les autres. Nous voulions profiter de cette occasion pour imaginer à quoi ressembleraient les grands événements à l’avenir.

Le temps était compté: nous avions exactement trois semaines pour développer notre produit et lancer l’événement. Voici comment nous avons réussi.

Le défi: apporter un sentiment d’humanité à notre premier événement entièrement virtuel

Notre objectif, avec cet événement, était de créer une expérience qui ne ressemble à rien d’autre dans le monde virtuel : nous voulions que nos participants s’engagent de manière significative avec leur communauté mondiale par le biais du partage de connaissances virtuelles, de la même manière qu’ils le feraient dans le cadre d’une expérience Braindate en personne.

Il était tout aussi important pour nous de concevoir une expérience utilisateur où les participants, malgré le cadre virtuel, auraient le sentiment qu’en tant qu’hôtes, nous anticipions activement leurs besoins et y répondions.

C’était également la première fois que nous organisions nous-mêmes un événement virtuel, ce qui comportait ses propres défis : un délai serré de trois semaines pour non seulement développer notre produit, mais aussi pour planifier et promouvoir l’événement !

Grâce à cette expérience, nous avons rédigé un guide utile pour la planification de vos propres événements virtuels, que vous pouvez consulter ici.

La solution: concevoir l’événement Braindate Virtuel autour de questions directrices liées à l’impact, à l’engagement et à l’accueil

Dans les sections suivantes, nous vous présentons les éléments qui ont fait de la planification, de la promotion et de l’exécution de l’événement un succès.

1. Visualiser l’impact de l’événement

Nous avons ancré notre processus de planification dans cette question directrice : quel impact et événement doit-il avoir sur notre communauté et comment le mesurer ?

Avant de commencer à planifier, nous avons défini l’impact souhaité pour cet événement dans trois catégories :

  • Objectifs généraux de l’événement : à quoi ressemblerait le succès?
  • Mesure du succès : comment le mesurer?
  • Les participants à emporter : quels bénéfices tireraient les participants de cette expérience ?

Commencer par visualiser l’impact de l’événement dans ces trois catégories était une première étape essentielle pour planifier l’expérience des participants et la stratégie d’engagement dont nous aurions besoin afin de susciter de l’enthousiasme pour le braindating virtuel.

2. Créer une stratégie de promotion et d’engagement réussie

Après avoir décrit l’impact prévu de Braindate Virtuel, nous sommes passés à notre deuxième question directrice : comment mobiliser les participants avant, pendant et après l’événement afin qu’ils comprennent la valeur du partage de connaissances et qu’ils aient envie d’y prendre part ?

L’élaboration d’une stratégie d’engagement efficace a été cruciale. Par exemple, dans le cadre de notre stratégie d’engagement avant l’événement, nous avons contacté un certain nombre de leaders d’opinion du secteur en leur envoyant des invitations.

Nos « ambassadeurs » ont eu un accès anticipé à la plateforme afin de pouvoir poster leurs sujets et commencer à annoncer leur participation et leurs sujets sur les médias sociaux.

Cette promotion de l’événement par les ambassadeurs en a renforcé la crédibilité et, bien sûr, a créé le buzz ! En découvrant leurs sujets sur la plateforme, les participants à l’événement ont eu envie de se joindre à leurs discussions et de commencer à créer leurs propres sujets.

Un sujet posté par Paul Propster sur la plateforme d'évènement virtuel Braindate

3. La magie des concierges d’apprentissage

Nous sommes ensuite passés à notre troisième question directrice : à quoi devrait ressembler l’expérience des participants et comment créer un sentiment d’appartenance dans un environnement virtuel ?

Depuis près de dix ans maintenant, e180 propose Braindate lors d’événements en présentiel dans le monde entier. Si l’expérience Braindate est unique, c’est notamment parce qu’elle est facilitée par une équipe de concierges en apprentissage présents sur place. Parmi leurs nombreuses fonctions, vous accueillir au Lounge Braindate, assurer les présentations avec votre ou vos partenaires de Braindate, vous suggérer des sujets de Braindate en fonction de vos intérêts et de vos objectifs d’apprentissage, répondre à toutes vos questions, et plus encore. Ils sont entièrement à votre service; c’est pourquoi ce sont vos concierges.

Afin de créer un sentiment d’appartenance comparable lors de notre événement virtuel, où les participants se sentent en sécurité, soutenus et à l’aise pour interagir avec la plateforme et entre eux, nous avons dû traduire la magie de l’accueil des concierges en apprentissage dans un cadre virtuel.

Nous avons donc créé, sur la plateforme Braindate Virtuel, une fonction de chat où une équipe de concierges en apprentissage (réels, humains) serait à la disposition des participants avant et pendant l’événement.

Plateforme d'événements virtuels Braindate sur téléphone mobile

Notre équipe de concierges a joué un rôle important en veillant à ce que les participants vivent une expérience sans faille. Ils y sont parvenus :

  • en prenant contact de manière proactive avec les participants pour s’assurer qu’ils soient à l’aise avec la plateforme
  • en accompagnant les participants dans l’identification de leurs objectifs d’apprentissage pour l’événement
  • en aidant les participants à créer le sujet de braindate idéal
  • en faisant des recommandations de braindates de groupe ou en 1:1 à rejoindre
  • en partageant des ressources et des conseils afin que les participants aient une réunion virtuelle inoubliable
  • en fournissant un soutien technique (et parfois émotionnel)

Dans une enquête réalisée après l’événement, ces termes figuraient parmi les plus utilisés par les participants pour décrire nos concierges en apprentissage :

Nuage de mots décrivant les qualités d'un concierge virtuel Braindate

Ce qui s’est passé: les faits marquants

L’événement en lui-même a duré 12 heures (!) afin de tenir compte des multiples fuseaux horaires de Melbourne à San Francisco. Près de 800 personnes se sont inscrites à l’événement. Les participants ont enchaîné les braindate si pendant des heures, établissant plus de 700 connexions à la fin de la journée par le biais de rencontres individuelles et de groupes.

Pour ce tout premier déploiement du produit Braindate Virtuel, nous avions également élaboré un solide plan d’urgence en cas de problème technique – ce que nous recommandons à tous les hôtes virtuels ! Ainsi, quand un problème s’est présenté, nous avons pu passer directement à notre plan B bien rodé, puis après dépannage, revenir sans heurt à la normale.

Au total, les participants ont posté 124 sujets de braindate autour de thèmes de toutes sortes, dont la diversité représente l’ampleur des défis auxquels l’industrie de l’événementiel est confrontée aujourd’hui. Mais ils ont également partagé des sujets plus personnels sur leurs passions, leurs projets, leurs vies.

Pour vous donner un avant-goût, il s’agissait de quelques-uns des sujets les plus populaires sur la plateforme, dans toute une série de « genres » (les utilisateurs organisent eux-mêmes leurs sujets à l’aide de mots-clés pour indiquer leurs intérêts particuliers, ce qui aide les autres à trouver les conversations à réserver qui leur sont les plus pertinentes) :

  • Comment capter l’attention de publics virtuels (et distraits!)
  • Utiliser les rassemblements virtuels pour soutenir les familles en quarantaine
  • Comment apporter de la joie à votre équipe dans un moment de crise
  • Utiliser l’art pour traverser l’isolement
  • Mesurer l’impact des événements virtuels… et bien d’autres choses encore.

Les Témoignages

Voici à quoi ressemblait l’expérience, selon les mots des participants eux-mêmes :

L’organisation de notre propre événement virtuel a été la meilleure façon de lancer Braindate Virtuel tout en en faisant nous-même l’expérience. Avoir l’opportunité de le faire tout en soutenant l’industrie que nous aimons tant était un privilège en soi !

Et depuis, Braindate Virtuel a vraiment pris son envol : en l’espace de trois semaines, nous avons eu l’occasion de déployer l’expérience dans plusieurs pays (ou fuseaux horaires!) avec d’autres clients et partenaires. Malgré l’incertitude qui entoure l’avenir de l’industrie, et même l’avenir des rassemblements humains, nous sommes enthousiastes à l’idée d’aller de l’avant et de les réimaginer, ensemble.

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