Braindate et PCMA : Une étude de cas sur la communauté et les connexions virtuelles

PCMA Event Braindate Case Study

PCMA et e180 font équipe pour PCMA x Braindate, un événement virtuel qui a rassemblé des centaines de professionnels de l’événementiel pour des connexions authentiques et des conversations d’actualité.


Le besoin de se réunir est plus pressant aujourd’hui qu’il ne l’a peut-être jamais été auparavant ; c’est pourquoi, en mai, nous avons donné le coup d’envoi d’une nouvelle collaboration avec nos amis de PCMA pour lancer un événement d’une journée, PCMA Braindate, un forum sans rendez-vous consacré à imaginer l’avenir des événements par le biais de braindates 100% virtuelles.

À une époque où les expériences d’événements virtuels tendent à se limiter à une consommation passive de contenu, avec peu ou pas d’opportunités réelles d’apprentissage entre pairs, PCMA Braindate était une chance rare pour les participants de continuer à établir de nouvelles connexions et de réfléchir ensemble à la manière de s’adapter à un secteur en rapide évolution.

L’événement a été un grand succès : près de 1 000 participants ont pris part à l’événement avec enthousiasme et ont participé à des centaines de braindate. Voici comment nous avons réussi.

L’histoire du partenariat entre PCMA et e180

Nous avons d’abord uni nos forces à celles de PCMA en 2017 pour apporter une nouvelle dimension de contenu propulsé par les participants à Convening Leaders. CL est largement reconnu comme l’un des meilleurs événements pour les professionnels de l’événementiel d’affaires pour susciter des idées novatrices et acquérir des connaissances auprès des leaders du secteur. Notre partenariat s’est poursuivi lors des éditions 2018 et 2019 de la conférence, où nous avons positionné Braindate comme un soutien clé des initiatives d’apprentissage des participants à l’événement.

Lors des conférences Convening Leaders, Braindate a été un moyen passionnant d’engager les participants, en encourageant des connexions plus profondes basées sur l’apprentissage. À chaque édition de Convening Leaders, la communauté PCMA a fait des braindates avec un enthousiasme croissant. Dans son rapport sur le Convening Leaders 2019 de la PCMA, Barbara Palmer, rédactrice principale et directrice du contenu numérique de Convene Magazine, a même parlé d’un effet de trainée, où les participants ont continué à faire des braindates longtemps après la fin de la programmation prévue.

Braindate de groupe en action à Convening Leaders 2019 de PCMA
Braindate de groupe en action à Convening Leaders 2019 de PCMA

PCMA s’est toujours attachée à créer des opportunités éducatives innovantes pour répondre aux besoins de ses membres. Ainsi, lorsque l’épidémie de Covid-19 a commencé et que le secteur de l’événementiel a commencé à s’arrêter, PCMA a une fois de plus plongé dans le soutien de sa communauté, en fournissant à ses membres les ressources dont ils avaient besoin pour naviguer dans l’avenir incertain. causé par la pandémie.

Pour les soutenir dans leur effort de fournir un espace de rassemblement virtuel à leur communauté, nous nous sommes associés pour organiser PCMA Braindate, un événement 100% virtuel, entièrement dédié au “braindating”.


PCMA a choisi d’organiser cet événement virtuel Braindate pour aider la communauté des événements professionnels à s’adapter à sa nouvelle réalité. Notre objectif était de soutenir PCMA dans ses efforts pour guider sa communauté à travers cette période difficile en permettant aux participants d’avoir des échanges précieux qui les laisseraient inspirés et soutenus, rafraîchis par de nouvelles idées.

Les ingrédients d’une collaboration réussie : une bonne stratégie de communication, des ambassadeurs Braindate et un accueil soigné.

Avant de nous plonger dans les résultats de l’événement, nous voulons vous expliquer ce qui a fait le succès de cette collaboration avec PCMA : l’activation des leaders de la communauté en tant qu’ambassadeurs Braindate, une stratégie de communication claire et basée sur la valeur, et un hébergement soigné pour créer une expérience virtuelle plus « humaine ».

Activation des leaders de la communauté PCMA en tant qu’ambassadeurs Braindate :

Nous avons travaillé avec les organisateurs pour identifier une liste diversifiée de leaders communautaires et d’influenceurs, puis nous leur avons fourni un accès précoce à la plateforme Braindate en tant qu’ambassadeurs Braindate. Le vice-président de l’engagement communautaire de PCMA a contacté personnellement chacun d’entre eux pour les inviter à commencer à utiliser la plateforme Braindate en utilisant la plateforme et en postant des sujets de braindate avant le lancement de l’événement.

Cette approche personnalisée de la part de PCMA a conduit les ambassadeurs à poster des sujets sur une série de thèmes tels que la planification d’événements hybrides, l’augmentation de l’engagement malgré la distanciation sociale, et la façon d’aborder des activations telles que les « sacs à surprises virtuels ». Au moment où Braindate a été lancé pour tous les participants, il y avait une multitude de sujets à réserver, ce qui a stimulé leur excitation à se joindre.

Le pouvoir d’une stratégie de communication basée sur la valeur :

PCMA s’est toujours attachée à organiser des expériences éducatives inégalées. Après l’épidémie de Covid-19, PCMA a compris que les professionnels du secteur de l’événementiel étaient avides de connaissances sur la manière de planifier et d’accueillir avec succès des événements dans une réalité où les événements en personne n’étaient pas possibles à court terme.

Pour la promotion de l’événement, PCMA et e180 ont collaboré à une stratégie de communication qui transmettait clairement la valeur de l’événement Braindate et la manière dont les participants pouvaient l’utiliser pour débloquer leurs défis.

En communiquant clairement (et régulièrement) cette valeur par le biais d’e-mails et de messages sur les médias sociaux, nous avons mis en avant l’événement en soulignant les sujets de Braindate qui, nous le savions, répondaient aux besoins des participants, tels que : Quelles sont les préoccupations des associations aujourd’hui et à l’avenir ? et À quoi ressembleront vos grands salons professionnels à court terme ? Cela a permis de stimuler l’engagement et de donner envie aux participants de commencer à apprendre les uns des autres.

Un aperçu de la manière dont nous avons positionné PCMA Braindate auprès des participants
Un aperçu de la manière dont nous avons positionné PCMA Braindate auprès des participants
L'équipe de concierges d'apprentissage pour Braindate

Avant et pendant l’événement, l’équipe de concierges d’apprentissage d’e180 était disponible sur la plateforme Braindate pour aider les participants à naviguer sur la plateforme. Ils ont aidé les participants à publier leurs sujets braindates, à trouver des conversations auxquelles se joindre et à résoudre les problèmes techniques qui se posaient, le tout en temps réel.

Les concierges d’apprentissage faisaient partie de l’expérience de l’événement, en contactant de manière proactive les participants pour s’assurer que leur expérience se déroulait sans problème. Ce faisant, les concierges d’apprentissage ont rendu l’espace virtuel plus humain, rassurant les participants sur le fait que leurs besoins allaient être pris en compte, même dans un cadre numérique.

Ce qui s’est passé : les points forts

Comme il s’agissait de notre premier événement virtuel avec PCMA, nous espérions avoir au moins 500 participants. Le jour de l’événement, nous avons enregistré plus de 1 500 inscriptions !

Pendant 8 heures, Braindate a créé près de 1000 connexions par le biais de conversations individuelles et collectives.

Dans l’ensemble, les participants ont posté 187 sujets Braindate, passant un total de 449 heures à apprendre sur des sujets liés à divers aspects des scénarios d’événements futurs comme les formats d’événements hybrides, la conception d’événements virtuels, les opportunités de sponsoring dans l’espace numérique, et bien plus encore. En ayant accès à une telle diversité de connaissances, les participants ont vraiment pu rencontrer, se connecter et apprendre de leurs pairs qui partageaient leurs défis uniques (et leurs intérêts !).

Pour vous donner un avant-goût, voici quelques-uns des sujets les plus intéressants abordés lors de l’événement :

Quelles données collecter pour votre événement virtuel ?

Comment la distanciation sociale peut fonctionner pour les réunions de groupe.

À quoi ressembleront vos salons professionnels à court terme ?

Explorons la confiance, l’assurance et la sensibilisation avec les événements face à face et hybrides.

Combattez la « fatigue Zoom » et parlez de l’engagement créatif du public dans les événements virtuels.

Dans une enquête post-événement, environ 60 % des répondants ont déclaré avoir appris quelque chose de nouveau et d’utile, et plus de 50 % se sont sentis plus connectés à leur communauté, quittant l’événement avec une nouvelle « connexion précieuse ». Les participants ont partagé les points à retenir de leurs braindates, dont voici quelques exemples :

« En cette période particulièrement stressante, cela m’a fait du bien d’être avec d’autres professionnels de partout qui s’efforcent de relever les mêmes défis. »

« Je suis maintenant en train de coacher quelqu’un à la suite de mon braindate ».

« Mes discussions sur les moyens d’engager les sponsors et les exposants dans les événements virtuels ont définitivement débouché sur des idées que je vais mettre en œuvre dans les packages sponsors/exposants de mon entreprise. J’étais enthousiaste à l’idée de partager ces idées avec mon équipe immédiatement ! »

Avec leurs propres mots :

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